Was macht ein Collaboration Manager?

Anika und Yannic erklären, wieso die Rolle des Collaboration Managers als Brücke von agilen Projekten in klassische Strukturen notwendig für den Erfolg eines agilen Projekts ist.

Warum gibt es bei uns “Collaboration Manager” und keine "Projektleitung"?

Yannic: Wir arbeiten bei den PROJEKTIONISTEN® grundsätzlich nach einer agilen Vorgehensweise und strukturieren uns dabei in selbstorganisierten Teams. In diesem agilen Umfeld fällt die Rolle der Projektleitung, wie man sie aus klassischen Projekten kennt, weg. Ziel dabei ist, dass die Kommunikation nicht über eine “dirigierende” Projektleitung läuft, sondern direkt zwischen Team und Product Owner stattfindet. So kann ein “Stille-Post-Spiel” zwischen Auftraggebenden, Projektleitung und Entwicklungs-/Design-Team vermieden werden, was Entscheidungen vereinfacht und Missverständnisse vermindert.

Anika: Dennoch braucht es natürlich auch bei der agilen Softwareentwicklung eine Person, welche organisatorische Aufgaben rund um das Projekt im Auge behält und die Zusammenarbeit z. B. zwischen Design und Entwicklung koordiniert. Für Auftraggebende ist es außerdem wichtig, eine Ansprechperson für alle nicht fachlichen Themen wie Rechnungen, Budget- oder Zeitplanung zu haben.

Was sind die Aufgaben eines Collaboration Managers?

Anika & Yannic: Im Grunde sind wir Collaboration Manager die “Hüter:innen der Projektinfos”. Unsere Aufgaben beziehen sich also auf alle projektrelevanten Themen, die weder Konzeption, Design oder Entwicklung sind. Das beginnt bei der Akquisephase, geht über Ressourcen- und Budgetplanung und endet beim Rechnungsmanagement und der Klärung von Change Requests bzw. Änderungen des Projekt-Setups. Außerdem koordinieren wir die Kommunikation und Zusammenarbeit von allen Projektbeteiligten und behalten dabei immer den Projektstand und Fortschritt im Blick.

Welchen Herausforderungen muss sich ein Collaboration Manager stellen?

Yannic: Eine der größten Herausforderung ist es, sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten alle Informationen haben, die sie zum Arbeiten benötigen. Wir müssen also immer dazu in der Lage sein, alle wichtigen Fragen rund um das Projekt beantworten zu können.

Das kann auf Seite der Auftraggebenden sein:
·  Wann stehen wie viele Ressourcen fürs Projekt zur Verfügung?
·  Können wir durch weitere Ressourcen mehr Tempo aufnehmen?
·  Wo stehen wir zu welchem Zeitpunkt im Projektbudget?
·  Gibt es Ausfälle oder Hindernisse und wie können wir diese ausgleichen?

Das kann aber auch auf interner Seite stattfinden:
·  Wofür sind welche Mitarbeitende eingeplant?
·  In welches Projekt soll wie viel Zeit gesteckt werden?


Anika:
Dazu kommt, dass wir im gesamten Prozess die Balance zwischen Kundenbedürfnisse und unserer eigenen Wirtschaftlichkeit halten müssen. Da wir natürlich in erster Linie unsere Kunden und Kundinnen glücklich machen wollen, ist es manchmal herausfordernd mehr Budget zu fordern, auch wenn es angebracht ist. Bei agilen Projekten ist es außerdem wichtig, besonders zu Anfang ein gegenseitiges Vertrauen aufzubauen, damit neuen Auftraggebenden klar wird, dass wir nicht “einfach” mehr Zeiten buchen und uns extra Zeit lassen, um Projekte fertigzustellen.

Warum ist die Rolle des Collaboration Manager so wichtig für unsere Projekte?

Anika: Ohne Collaboration Manager würde das Budget vermutlich nicht dauerhaft im Blick des Teams liegen, sodass die Gefahr bestünde, einen Projektabschnitt nicht innerhalb des zur Verfügung stehenden Rahmens fertigzustellen. Natürlich müssen alle Team-Mitglieder über die Budgetplanung aufgeklärt sein und selbstständig mitdenken, gleichzeitig soll sich jede Person ja hauptsächlich auf ihre Expertise konzentrieren können, was durch die Sicherheit des Collaboration Managers möglich wird. Ein weiterer Vorteil ist die Betrachtung der möglichen Einnahmen und das Stellen von Rechnungen aus dem Projekt heraus, wodurch spezielle Absprachen direkt einfließen können. Zusätzlich haben Auftraggebende für Rechnungsfragen einen persönlichen Ansprechpartner anstelle einer zentrale Rechnungsstelle, die von den Inhalten der Rechnungen keine Ahnung hat.

Yannic:
 Auf der anderen Seite ist es für die Arbeit des Teams wichtig, dass der Collaboration Manager fachfremden Themen abschirmt, damit nicht alle Probleme auf das Team direkt einprasseln. In einem idealen Projekt muss ein Collaboration Manager in dieser Hinsicht wenig machen, weil das selbstorganisierte Team mit wenigen Hindernissen problemlos vorankommt. Dieses Ziel versuchen wir natürlich in jedem Projekt anzustreben.

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