Design Sprint – die schnelle Lösung?

Was ist ein Design Sprint?

Als Konzept ist der Design Sprint der Design-Thinking-Prozess in komprimierter Form mit dem Ziel, eine Idee zu entwickeln und unter realen Bedingungen zu testen – und das in 4-5 Tagen im Workshop-Format.

Der Designprozess spielt eine wesentliche Rolle für den Erfolg eines Produkts, da er sicherstellt, dass der Nutzende im Mittelpunkt des Entwicklungsprozesses steht und dass das Endprodukt gut genug ist, um auf dem Markt zu bestehen und die geschäftlichen Anforderungen zu erfüllen.

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Der Design Sprint wurde von den Google UX-Teams als ein Modell entwickelt, das agiles Framework und Design Thinking vereint, um Designprobleme in einem kurzen Zeitrahmen zu lösen – innerhalb eines Unternehmens.
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Das Modell wurde 2016 von Jake Knapp, John Zeratsky und Braden Kowitz in dem Buch “Sprint: Wie man in nur fünf Tagen neue Ideen testet und Probleme löst” publiziert und ist sehr erfolgreich.
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Viele – auch Agenturen und Beratungsunternehmen – führen seit dem Design Sprints durch. Aber auch so zielführend wie es das Konzept angedacht hat?

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Das Konzept des Design Sprints ist vielerorts gut beschrieben und durch die Visualisierungen vermeintlich leicht verständlich, was bei ungenauerer Betrachtung zu Fehlinterpretationen führen kann.
Missverständnisse entstehen wie z.B. „Design Sprints sind die Lösung für einen günstigen Designprozess“. Auftraggeber erhalten den Eindruck, dass der Design Sprint-Prozess ein Allheilmittel sei und sie für wenig Geld fertig konzipierte, gestaltete sowie getestete Prototypen erhalten.

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Was gilt es zu beachten, damit ein Design Sprint Sinn macht?

Abgleich der Erwartungen

Sowohl von Seiten des Kunden und der Entwicklung werden Design Sprints als Schritt vor dem MVP betrachtet. Besonders im agilen Kontext werden Sprints als Methode angesehen, schnell einen Prototypen zu erstellen, der danach direkt zur technischen Umsetzung übergeben werden kann.

Innerhalb von fünf Tagen von der Idee zum MVP-Entwurf zu kommen, erzeugt Druck und es besteht die Gefahr, dass das Team Ideen nicht durchdenken kann und lieber auf sichere Lösungen zurückgreift. Das führt dann dazu, dass alle, die am Sprint teilnehmen oder ihn verfolgen, von den Ergebnissen weniger überzeugt sein werden. Durch den enttäuschenden Eindruck wird das Vorgehen verworfen, da die Erwartungen nicht mit der Realität übereinstimmen.

Beratet daher eure Kunden gut, wann Design Sprints sinnvoll sind. Stimmt die Erwartungen der Beteiligten frühzeitig ab. Klärt eure Kunden darüber auf, wie realitätsnah der Prototyp sein wird, was für Tätigkeiten davor und danach zu berücksichtigen sind. Dies ist wichtig, um eine gute Kundenzufriedenheit – als Basis für langfristige Zusammenarbeit – zu erzielen.

Der UX Reifegrad des Unternehmens

Wie effektiv ein Design Sprint oder auch nutzendenzentrierte Produkt-Entwicklung ist, hängt u.a. davon ab, ob und mit welchem Grad das Kunden-Unternehmen bereits kundenzentriert agiert (UX Reifegrad). Je geringer der UX-Reifegrad desto mehr Zeit muss für Kommunikation, Erläuterungen und Diskussionen eingeplant werden.

Für Unternehmen mit geringem UX-Reifegrad (1-2) können Schulungsworkshops geeignet sein, um sie mit den Ideen und Methoden vertraut zu machen.

Unternehmen mit einem mittleren UX-Reifegrad (3) können in kürzeren Workshops mit einzelnen Bausteinen oder Übungen wie z.B. Note-n-Map oder Decide Sketches an Design-Thinking Workshops herangeführt werden, ohne überfordert zu werden.

Das Sprint-„Thema“

Der Design Sprint ist ein flexibles Format und eignet sich grundsätzlich für unterschiedlichste Fragestellungen oder Herausforderungen wie z.B.

• Verbesserungen eines existierendes Produktes
• Entwicklung eines neuen Services
• Definition einer Marketing Strategie
• Definition eines Produktes oder Formulierung einer Product-Vision - am Anfang eines neuen Projektes
• Planung und Rückführung neuer Erkenntnisse z.B. aus Research und Testing

Wichtig ist, dass sich das Thema hinsichtlich Komplexität eignet, um innerhalb von 4-5 Tagen bearbeitet werden zu können.  

Eine Herangehensweise, um das Team, den Entscheidenden und den Moderierenden auf einen bevorstehenden Design Sprint vorzubereiten, ist das Problem Framing. Die Methode dient dazu das gemeinsame Verständnis für das Problemfeld zu fördern, zu definieren und nach Prioritäten zu ordnen. Ergebnisse können auch zur Formulierung einer Product Vision genutzt werden.

In diesem Zuge benennen wir auch Metriken für die Erfolgsmessung, um das eigentliche Ergebnis des Design Sprints – die Nutzung des Prototypen durch die Nutzenden – bewerten zu können.

Ist das Thema klar, so können mit genug Vorlauf die passenden Experten für die Interviews eingeladen und möglichst reale Nutzer außerhalb des Projektteams rekrutiert werden.

Das Sprint Team und Verantwortlichkeiten

Einen großen Nutzen zieht das Modell aus der Teamzusammensetzung und der engen Zusammenarbeit. Das Team sollte interdisziplinär und alle Entscheidenden sowie Relevanten an Board sein.

Es gibt Schlüsselrollen: Im Sprint Team muss klar sein, wer letztendlich für alle wichtigen Aspekte des Sprints verantwortlich ist - Produktentscheidungen, Designentscheidungen, Analysen und das gesamte Projektmanagement. Das ist entscheidend, um schnell und sicher arbeiten zu können.

Der Workshop wird von einem Moderator geleitet, bei dem es sich in der Regel um einen UX-Researcher, UX Designer oder Design Lead handelt, der mit dem Designprozess vertraut ist, der zur Bewältigung dieser Herausforderungen eingesetzt werden soll. Es ist seine Aufgabe, die verschiedenen Phasen und die Zeitvorgaben zu managen. Von einer Doppelrolle von Moderator und Teammitglied ist abzuraten, da sich dies in der Regel auf die Qualität auswirkt.

Es braucht einen legitimierten "Entscheider", der den Prozess bei schwierigen Entscheidungen beschleunigt. Dieser muss allerdings in allen entscheidenden Phasen anwesend sein. Ist der Entscheider auf Kundenseite so muss darauf geachtet werden, dass dieser zu den Entscheidungen befähigt ist oder werden muss. z.B. durch Erläuterungen und Hilfestellung bei der Beurteilung wie zielführend eine skizzierte Lösung ist.

Zeit- und Kostenersparnis

Ein oft genannter Vorteil des Design Sprints ist die Zeit- und Kostenersparnis. Das ist nur bedingt richtig.

Grundsätzlich kann jede Art von Workshop ein gutes Mittel sein, um Themen effektiv zu bearbeiten und das beruht auf der intensiven Zusammenarbeit innerhalb des Formates.

Die Zeitersparnis kommt in eingespielten Teams stärker zum tragen. Also bei etablierten Sprint Teams innerhalb eines Unternehmens, bei kontinuierliche Design Sprints in der Produktentwicklung und/oder langfristiger Beziehung zwischen Kunde und Beratungsunternehmen.

Hat das Team in dieser Zusammensetzung noch nicht gemeinsam in einem nutzendenzentrierten Softwareentwicklungs-Prozess gearbeitet, sind Reibungsverluste zu erwarten. Diese können sich negativ auf die Stimmung und das Ergebnis auswirken. D.h. je erfahrener die Teilnehmer in dem Vorgehen sind desto effektiver können sie sein.

Notwendige Tätigkeiten zur Vorbereitung wie Problem-Framing und User Research werden in der Kalkulation oft nicht berücksichtigt. Die Vor-und Nachbereitung machen einen nicht unerheblichen Teil dabei aus. Das hat natürlich Auswirkungen auf Zeit und Kosten.

Datengrundlage

In dem eng getakteten Sprint ist keine Zeit für das ausführliche Beleuchten des Nutzungskontextes. Informationen über Bedürfnisse und Ziele von Nutzern sollten zu Beginn vorliegen. Das können qualitative Interviews mit Nutzern sein, die mit Daten aus dem Kundenservice oder einer Umfrage ergänzt werden.

Je weniger Daten wir über die Nutzenden haben desto mehr müssen wir mit Annahmen arbeiten. Als erfahrene UX Experten nehmen wir dann in der Konzeptions- und Design-Phase die Sicht der Nutzenden ein. Das Vorgehen ist nur zur „Überbrückung“ gedacht. Empfehlenswert ist, dass die Idee bzw. der Prototyp so früh wie möglich mit echten Nutzenden getestet wird. Je später das geschieht desto höher ist das Risiko, dass der Prototyp nicht den Bedarf und Erwartungen der realen Nutzenden entspricht. Es bedeutet im Zweifel größere Änderungen am Prototyp oder gar das Verwerfen der Idee.

Außerdem kann es auch dazu führen, dass Entscheidende die Ergebnisse der jeweiligen Schritte in Frage stellen oder andere Lösungen vorschlagen, weil sie glauben, es aus ihrer Perspektive besser zu wissen. Ohne echte Datengrundlage ist eine sachliche und zielführenden Entscheidungsfindung schwierig.

Wenn keine relevanten Daten zu Nutzenden oder kein umfassendes Verständnis der Kunden/Nutzer vorliegt, raten wir zur Durchführung eines Research-Sprints oder einer Forschungsstudie.

Verfügbarkeit und Planung

Unsere größte Herausforderung jedoch ist, die Verfügbarkeit der Teilnehmenden von Kundenseite. Nicht nur die Sprint-Dauer von 4-5 Tagen, sondern besonders die grundsätzliche verfügbare Zeit.

Kleine und mittelständische Unternehmen arbeiten in der Regel in kleinen Teams an mehreren Aufgaben. Für sie, die Geschäftsleitung und Stakeholder werden Termine wie Workshops als zusätzliche Belastung empfunden.

Eine Möglichkeit das zu entzerren, ist die Aufteilung der Sprint-Schritte auf mehrere Wochen.

Ist das leider auch keine Option für die Teilnehmer von Kundenseite, so ist die Zeit für gemeinsame Bearbeitung von Aufgaben zwangsläufig reduziert. Um das Beste draus zu machen, nutzen wir die verfügbare Zeit so sinnvoll wie möglich z.B. für die ersten Schritte, bei denen Wissensübergabe sowie Zielsetzung im Fokus stehen und mindestens an allen Entscheidungspunkten.

Das Vorgehen nähert sich dann immer mehr unserem nutzendezetrierten agilen Projektprozess.  In diesem werden Workshops besonders am Projektanfang durchgeführt, um ein solides Projektfundament zu schaffen. Die konzeptionelle und gestalterische Aufgaben werden von den jeweiligen Experten übernommen. Zwischenstände und Ergebnisse werden regelmäßig mit den Kunden abgestimmt.

Konzeption und Prototyp

Das wichtigste Arbeitsprodukt im Sprint ist der Prototyp. Der Hauptzweck des Prototyps besteht darin, Hypothesen mit Benutzern zu testen, Erkenntnisse zu gewinnen und schließlich Entscheidungen über das weitere Vorgehen zu treffen.

Für Ideen-Skizzen und Storyboard (Wireframes und Klickstrecke) sind insgesamt nur 1 Tag vorgesehen. Für die Erstellung der Prototypen auch. Für jeden, der sich etwas mit UX Konzeption und Design auskennt wird schnell ersichtlich: Viel ist in diesem Zeitraum nicht zu schaffen.

Wie umfangreich und wie nah der Prototyp an der Realität sein kann, hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Handelt es sich um die Weiterentwicklung eines existierenden Produktes, bei dem das Design zu großen Teilen unberührt bleibt? Hat die neue Funktion bzw. Lösung wenig Komplexität? In diesen Fällen wird der Prototyp realistischer sein.

Ist die neue Funktion bzw. Lösung komplexer oder handelt es sich gar um einen neuen Service? Dann kann davon ausgegangen werden, dass der Prototyp noch Skizzen-Charakter hat und eher ein Konzept-Test sinnvoll ist.

Nutzenden-Testing

Der Prototyp sollte idealerweise mit echten Nutzenden getestet werden, um die neue Idee auf Nutzerfreundlichkeit zu überprüfen. (-> Wieso User Tests mit echten Nutzer:innen sinnvoll sind)

Leider haben unsere Kunden nicht immer Zugriff auf ihre Nutzenden und je spezifischer die Nutzergruppe ist, desto schwieriger kann es sich gestalten, diese zu rekrutieren. Je weiter die Testpersonen von den realen Nutzenden abweichen, desto größer ist das Risiko, dass das Ergebnis nicht mit der Realität  bzw. dem späteren Gebrauch der Lösung übereinstimmt. Das Ergebnis ist im Zweifel nur bedingt aussagekräftig.

Aber jeder Test – ob nur durch wenige reale Nutzer oder „Ersatz“-Probanden – ist besser als gar keiner. Wichtig ist, den Kunden über die Qualität des Ergebnisses im Vorfeld aufzuklären.

Wie geht es nach dem Design-Sprint weiter?

Eines weiteres Missverständnis, wenn wir mit Kunden über Design Sprints sprechen, ist, dass Sprints als eigenständige Projekte gesehen werden.

Das dürfen sie aber nicht sein, wenn sie einen nachhaltigen Wert haben sollen. Sie müssen in den Projektprozess integriert sein, um von der Validierung zur Umsetzung zu kommen. So kann sichergestellt werden, dass die Erkenntnisse genutzt und in die tatsächliche Umsetzung der Produktentwicklung übergeben werden.

Nach dem Nutzenden-Test ist der Sprint noch nicht abgeschlossen. Die Nachbereitung ist wichtig. Alle wichtigsten Erkenntnisse und Empfehlungen sollten zusammengefasst und bewertet werden. Das kann gemeinsam oder durch die UX Experten erfolgen und im Nachgang präsentiert werden. Innerhalb der Nachbereitung sollten auch die nächsten sinnvollen Schritte festgelegt werden. Braucht es eine Rückführung der Ergebnisse oder ist die direkte Umsetzung möglich?

Wie umfangreich dieser Schritt „Erkenntnisse rückführen“ ist, hängt von den Erkenntnissen aus dem Testing, der Realitätsnähe des Prototypen und der Komplexität ab. Es kann sein, dass ein weiterer Design-Sprint notwendig ist.

Oft betrachtet der Design Sprint nur einen Teil eines Produktes (Use Case, User Story) und es sollte auch ein Abgleich mit allen verbleibenden User Journeys stattfinden.

Unser Fazit/Empfehlung

Design-Sprints können ein äußerst effizientes Instrument zur Validierung von Ideen sein – mit der richtigen Vorbereitung und Herangehensweise.

Sie sind eine Vorgehensmodell, um zu verhindern, dass sich ein Team unbedacht in die Produktentwicklung stürzt.

Der Prozess verfolgt drei grundlegende Ansätze, von deren Mehrwert wir überzeugt sind und die fester Bestandteil unseres Projektprozesses sind:

• Strategische Herangehensweise: Startpunkt ist der Blick auf das Ende, um sich auf die richtigen Probleme bzw. Ziele zu konzentrieren.
• Prototype Mindset: Prototyping als Schlüsselelement für die Nutzendenzentrierte Produktentwicklung sowie schnelles und effizientes Lernen.
• Evaluierung durch Nutzende: Hypothesen mit einer kleinen Anzahl Nutzender überprüfen, um die die Passgenauigkeit zu forcieren und einen großen Lerneffekt zu erzielen.

Wir führen derzeit verschiedene Varianten von Sprints durch, die sich an unterschiedlichen Punkten unseres Designprozesses orientieren:

• Research Sprint
• Value Proposition oder Product Vision Sprints
• Concept Design Sprints
• Product Design Sprints
  
  

Dabei variieren unsere Ziele, Lernziele und Prototyping-Techniken je nach Art des Sprints. Die grundsätzliche Struktur und Event-Planung ist standardisiert. Das macht sich besonders bezahlt, wenn es um die Wiederholung und kontinuierliche Durchführung von Design Sprints geht.

Ressourcen

Mehr zur Design Sprint Methode und Vorlagen:
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